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旅するように暮らそう!

そして、生活するように旅をしよう!起業家、岩佐大輝の記録。

オフィスのあらゆる書類をペーパーレス化しよう!その3

前回、「ペーパーレス化に必要なハードとソフト」に引き続いて、今回はいよいよペーパーレス化の実際をご紹介します。今回はAdobe社のAcrobatとリコーのMP C2500複合機の環境で作業をします。

条件:
ソフト:Adbe Acrobat Professional 8
スキャナ:Ricoh MP C2500 (複合機)
取り込む紙情報:A4両面印刷5枚「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」

手順
1.スキャニングする
Acrobatを立ち上げ、上部PDFの作成をクリックし、スキャナを選択しスキャンボタン。
※事前にスキャナに元書類をセッティングしておく。
scan1


あっというまにスキャン完了です。

scan2

2.OCRテキスト認識し、文字検索できるようにする
現在、取り込んだままですので、このままでは画像(写真)として処理されています。これを文字データとして認識できるようにするのがOCRテキスト認識です。

Acrobatのツールバー・文書→OCRテキスト認識→OCRを使用してテキストを認識
※この処理は若干時間がかかりますので、気長に他の作業をやりながら待ちましょう。

それでは、実験してみましょう。Acrobatの検索窓に「個人情報保護」と入力して文字検索をしてみましょう。
scan3
引っ掛かりましたね!私はGoogleデスクトップというデスクトップ検索ソフトも導入していますので、今後は簡単に文章にアクセスできるようになりました。机の引き出しからバインダーを取り出して閲覧をするよりも素早くアクセスできます。

3.このデジタル化された書類にメモ書きをしてみる
※重要です。びっくりするほど素晴らしいのです。紙のように書き込めるのです。
scan4
手書きのように、直感的にメモを加えることができます。

この作業までたったの1分です。

この文書をサーバーにおいて共有すれば、社員全員が瞬時にこの文書にアクセスできるようになります。綺麗に印刷してファイリングいておかなくても、必要な時にデスクトップ検索をかけるだけでOKです。

皆さん、どうでしょうか?紙の無いフルペーパーレスの夢を実現させてみませんか?

社内で導入する前に、まずは個人で試してみてください。そしていつでもズノウへご相談ください。ITで究極の生産性を追及していきましょう!


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岩佐大輝

Author:岩佐大輝

1977年、宮城県山元町生まれ。株式会社GRA代表取締役CEO。日本、インドで6つの法人のトップを務める起業家。 詳細はこちら≫

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