2009/05/28
名刺をペーパーレス化し世界中どこからでもアクセス可能にしよう！
名刺をデータベース化することは、ペーパーレス化の初めの一歩に最高です。私は一度名刺交換をした方であれば、携帯かPCがあれば世界中どこからでも10秒もかからずに情報にアクセスできるようにしています。今日はその仕組みをご紹介します。■用意するもの
１．名刺管理ソフト
◎やさしく名刺ファイリングPROv9.0 <超おすすめ！>
 | やさしく名刺ファイリングPRO v.9.0 ソフトウェア (2008/10/24) Windows Vista |
スキャナ付もありますが、ソフトだけのパッケージを購入してください。理由は後に書きます。
２．スキャナ
・企業で既に複合機などがある場合は、そのスキャナを使うといいでしょう。
個人の方は
・家庭用複合機であれば
 | EPSON MultiPhoto Colorio 有線・無線LAN標準搭載 タッチパネル液晶 FAX複合機 6色染料インク EP-901F (2008/10/08) |
準備するものはこれだけです。
やさしく名刺ファイリングPRO v.9.0 ソフトウェアは今回のバージョン９から名刺を複数枚まとめてスキャナできるようになりました。これが凄いのです。スキャナ付のパッケージについているスキャナは残念ながら1枚づつしか読み取れません。そこが日常の利用で決定的な効率の差になっていきます。
使い方は簡単で、PCにソフトとスキャナをインストールすればあっという間に自動で名刺をデータベースに登録することができます。しかもOCRの識字率が非常に高いので、修正の手間もほとんどありません。
しかもこのソフトの優れているところは、IEなどのブラウザで閲覧できるところなのです。
デスクトップにショートカットを登録しておけば、5秒以内に欲しい名刺にアクセスできるでしょう。
ここまででもオフィス内、家庭内のペーパレス化とデータベース化は十分なのですが、出先で他のパソコンあるいは携帯電話からでもアクセスできるようにしておくとさらに便利になります。（特に携帯から何時でも何処でも最新の名刺リストを瞬時に読み出せて、しかもそれが携帯のアドレス帳ではなく、名刺のデータと直接リンクしているというのが素晴らしいのです）
実は、このやさしく名刺ファイリングPRO v.9.0 ソフトウェアにはその機能も含まれていて、別途cocoaギガストレージという月額の有料サービスの契約は必要になりますが、月額たったの315円です。しかもソフトからボタン1発でcocoaにデータを送信できます。
これだけで、名刺のフルペーパーレス化+どこでもアクセス化が可能になります。世界中どこにいてもインターネットにつながっていれば、OK。
今まで部下に名刺管理を任せっぱなしにしてきた経営者、管理職の皆さん、この機会に自分で挑戦してみましょう！身近なところからコツコツです。大げさなようですが、IT投資の本質が見えてきます。
企業の情報担当者でお困りの方（既存のシステムを利用してペーパーレス化（生産性の追求）を検討されている方）は、是非フォームからご相談ください。最高のシステムを創っていきましょう！全社でデータを共有することで（アクセス権の設定も含む）、さらに便利になります。大切なのはシンプルさです。
次回は「オフィスのペーパレス化」をご案内予定です。
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